理論研討
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加強信息化建設，不斷提高公證工作效率和管理水平 |
| 來源：admin 2015/5/7 16:07:32 瀏覽次數：3467 次 |
根據司法部和省司法廳對公證行業信息化建設的部署，隨著社會信息化程度的提高，公證行業的不斷發展，我處充分認識到公證行業信息化建設的緊迫性。信息化是當今世界發展的趨勢，辦公自動化是信息化社會的重要標志，實施公證信息化建設，是推動公證工作法制化、制度化以及改善公證管理手段、提高工作效率和辦證質量，擴大公證宣傳的重要舉措。公證信息化是形勢發展的需求，是社會的需求，公證機構需要以現代化、多功能的服務措施，及時方便的為社會提供服務，促進公證事業的發展。為了認真貫徹落實省廳《關于加強全省公證行業信息化建設的指導意見》，提高我處的辦公效率，改善辦公條件和環境，在市司法局的正確領導下，經全處同志的共同努力，我處建成了比較先進的辦公自動化系統，行業信息化建設取得了明顯進展，信息系統的應用水平得到了提高。經過一年多的運行檢驗證明，提高了我處的辦公效率和辦證質量，規范了辦證程序，強化了管理機制，增強了透明度，同時也為當事人提供了更為方便快捷的服務。
一、網絡基礎設施建設
網絡基礎設施是辦公自動化系統的基礎，網絡基礎設施的建設水平決定著辦公自動化系統的先進程度。我處克服了資金緊張的困難，根據自身的實際情況，組建了小型局域網系統，該套局域網系統采用了主從式結構，配備了IBM高性能超大存儲空間的服務器及16口10M/100M自適應交換機，辦公終端均為高性能商用電腦，并配備了專人對局域網進行日常的維護，保證了局域網穩定運行。另外我處還配備了與辦公相配套的掃描儀、刻錄機、復印機、傳真機等設備，并為每臺辦公電腦配備了激光打印機，這些強大的硬件設施從根本上保障了我處辦公自動化系統的可靠運轉。
二、公證辦公軟件系統建設
公證辦公軟件系統是我處辦公自動化系統的核心，徹底改變了傳統公證辦理模式，實現了辦公自動化從個體化辦公到網絡化辦公的質的飛躍。我處使用了諾特瑞公證業務集成系統V3.0（網絡版）軟件（編者注：網址www.notery.net )，該套軟件依靠局域網運行，公證員操作局域網內辦公終端使用軟件辦理公證業務。根據我處的實際情況，與公證辦公軟件開發商協商，為我處修改定制了專用的辦證流程。負責接待的公證人員在軟件里錄入當事人的基本信息、公證事項和提供的證明材料，軟件自動生成案卷。當事人交納公證費后，軟件自動生成公證書編號、公證申請表、當事人權利義務告知書，并同時提供可以選擇的法律文書、詢問筆錄、公證書模版，公證人員只需進行少量的修改，即可獲得內容較為完善，格式規范的法律文書、詢問筆錄和公證書簽發稿。領導審批后，軟件自動生成公證書和送達回證。此外，該軟件在辦理公證過程中，從受理、收費、承辦、翻譯、審批、水印紙分配到制證都由不同角色分別完成，嚴格按照規定的行業標準來實施，有助于實現相互制約、相互監督的管理機制。各類數據統計方便、快捷、準確。另外，我處還配備了專人對公證辦公軟件進行日常的數據維護和備份，保證了公證辦公軟件系統的安全穩定運行。
公證辦公軟件系統具有流程管理功能，繞過任何一個流程都無法完成公證書的出具；具有角色控制功能，系統通過用戶名和密碼識別操作者的身份，以控制行使自己的權限；具有狀態記錄、查詢功能，記錄每件公證事項程序環節的狀態及操作人員、操作時間；具有業務數據統計查詢功能，可供各類使用人員實時查詢與自己相關的業務數據，制作統計報表；具有水印紙自動化管理功能，使水印紙管理全部系統化、電子化；具有公告和傳輸功能，可以將工作中遇到的問題及時發布，大家共同進行探討分析，便于學習、交流和溝通。通過一年多的使用大大提高了工作效率和辦證質量，實現了公證業務的科學管理，嚴格規范了辦證程序，建立健全了公證處內部信息化管理體制，利用信息化手段對業務、財務、資產實施有效管理和監督，及時掌握業務發展動態，調整業務決策，實現了數據快速、準確上報及信息共享。
三、電子檔案系統建設
電子檔案系統是我處辦公自動化系統的重要組成部分，我處以公證辦公軟件的檔案管理功能和局域網為基礎，建立起了完善的電子檔案系統，實現了案卷歸檔、查詢、借閱的電子化管理。電子檔案系統可以方便的按照承辦公證員、公證類別、受理日期、當事人姓名、公證書編號等要素進行檔案信息的查詢，可以有效監督借閱檔案的流向。公證員通過辦公終端可以方便快速的檢索、查閱所需的案卷材料，極大提高了案卷調閱的效率。通過電子檔案系統建設，使我處的檔案管理工作登上了新臺階。
四、公證業務查詢和視頻監控系統建設
為了給公證當事人提供更便利快捷的服務，為了實現公證業務咨詢從傳統方式到信息化方式的轉變，我處建立起了公證業務查詢系統。公證業務查詢系統的建立是我處辦公自動化系統建設的又一有力舉措。我處購買了液晶平面觸摸查詢機，并自行開發了一套多媒體電腦觸摸屏查詢系統。該套查詢系統簡便易用，涵蓋了機構介紹、辦證指南、公證知識及公證機構告知義務、收費標準、公證檔案查詢、法規政策規定等六項內容，內容全面，實用性強，提供了詳實的法律法規政策和各類證明信樣本，告知了各類公證事項的法律后果和辦理公證中的權利義務，為公證當事人查詢公證相關業務、辦理公證帶來了極大的方便。我處還安裝了大型LED雙基色電子顯示屏，在工作時間不間斷的滾動播放辦理各類公證事項的收費標準、所需要提供的證明材料等信息，增強了公開辦證的透明度，給公證當事人帶來更多的知情權，同時又有效的宣傳業務，樹立了自身的良好形象。另外，我處還安裝了數字視頻監控系統，實現了對辦公場所的實時監控和不間斷錄制，保證了辦公場所的安全。還安裝了考勤機，公證員打卡上下班，方便了日常的管理工作。但是我們也應當看到自動化辦公的局限性，因為辦公終端是由人來操控的，如果使用者思想上不重視、不遵守程序規范，也會出現漏洞?！?/span>
我處在省、市司法行政機關的正確領導下，在社會各界的關心和支持下，幾年來基礎設施建設工作有了長足的發展，我們要以“帶一流隊伍，創一流業績，樹一流形象”為目標，本著“誠信為本，公正為民”的服務宗旨和“團結開拓、務實求真”的團隊精神，健全管理機制，繼續加強公證行業信息化建設，公證信息化建設需要與時俱進，根據社會發展情況及社會需求不斷改進，使公證信息化工作持續不斷的完善，使公證處呈現出前所未有的團結、和諧、奮進、積極向上的嶄新局面，為社會提供更加優質高效的法律服務。 |